为提高工作效率，保障学院各类电子文档的安全存储和共享，规范文档的管理与使用，制定本管理办法。

1.学院办公室负责学院制度、标准、规范、质量手册、程序文件等文档的发布前审核。

2.教师、行政人员负责各自工作过程文档的上传、发布和管理，以及文档的访问权限和发布范围等。

3.实验室与信息服务中心负责系统的日常运行维护、创建账号、基础数据管理等。

4.个人账号须设置不少于8位的复杂密码，并定期更改密码。人员离职后，由办公室通知实验室与信息服务中心删除账号。

5.各部门工作人员应及时将本人所负责的重要文档上传至系统，同时保留本地文档备份，不得上传与工作无关的文档。如文档需多次修改，建议在文档形成最终版本后再上传。

6.为便于文档分类及查询，各部门管理员可自行设置本部门文件夹命名方式以及文档的编号、文件名、版本信息等。

7.各部门上传的制度、规范、模板等标准文档，在新版本形成时，须及时删除旧版文档。已经失效或作废的文档，由上传者或部门管理员及时删除。

8.文档对外发布时须经过部门负责人审批，发布文档原则上要求为PDF格式，如果是Word/Excel/Powerpoint格式源文件，建议以附件形式发布。

                                                          实验室与信息服务中心

                                                            二〇二〇年九月四日